FAQ della settimana: videoterminali e smart working — 7 risposte pratiche

Quindicesimo appuntamento con la rubrica del venerdì! Oggi affrontiamo un tema che riguarda milioni di lavoratori e che moltissime aziende gestiscono ancora con approssimazione: i videoterminali e la sicurezza nel lavoro agile. La convinzione che "in ufficio non ci sono rischi" è forse il pregiudizio più costoso della prevenzione italiana: i disturbi muscoloscheletrici e visivi generano un numero enorme di giornate di assenza.

Le 7 FAQ di oggi rispondono su chi è videoterminalista, pause e visite, occhiali a carico dell’azienda, requisiti della postazione e — capitolo delicato — chi risponde della sicurezza quando si lavora da casa.

Le 7 domande di questa settimana

• Chi è considerato “videoterminalista”?
• Le pause di 15 minuti sono obbligatorie?
• Gli occhiali per il videoterminale li paga l’azienda?
• Quali requisiti deve avere la postazione?
• Chi risponde della sicurezza nello smart working?
• Serve formazione specifica per chi lavora da casa?
• Cosa devo scrivere nel DVR per il lavoro agile?

Chi è considerato “videoterminalista”?

L’art. 173 del D.Lgs 81/2008 definisce videoterminalista il lavoratore che utilizza un’attrezzatura munita di videoterminale in modo sistematico o abituale, per venti ore settimanali, dedotte le interruzioni previste dalla legge.

Due precisazioni che fanno la differenza:

• Le venti ore vanno calcolate al netto delle pause previste dall’art. 175: il conteggio non è quindi banale come sembra
• Il computo è settimanale medio: chi alterna settimane intense ad altre leggere va valutato sulla media effettiva della mansione

La qualifica di videoterminalista fa scattare tre obblighi specifici: la sorveglianza sanitaria con visita oculistica, il diritto alle interruzioni e l’informazione e formazione mirata. Per chi resta sotto soglia restano comunque validi gli obblighi generali di valutazione dei rischi e di adeguatezza ergonomica della postazione.

📌 Errore frequente: escludere dal conteggio smartphone e tablet aziendali usati intensamente per attività lavorativa. La norma parla di attrezzature munite di videoterminale: se l’uso è sistematico e prolungato, va considerato nella valutazione, anche quando non si tratta del classico PC da scrivania.

Le pause di 15 minuti sono obbligatorie?

Sì. L’art. 175 riconosce al videoterminalista il diritto a un’interruzione dell’attività mediante pause o cambiamento di attività. In assenza di una diversa disciplina della contrattazione collettiva, l’interruzione è di quindici minuti ogni centoventi minuti di applicazione continuativa al videoterminale.

Tre punti spesso fraintesi:

• Le interruzioni sono parte integrante dell’orario di lavoro e non sono cumulabili all’inizio o alla fine della giornata
• Non si tratta necessariamente di "stare fermi": anche un cambiamento di attività che non impegni la vista da vicino assolve la funzione (archiviazione, telefonate, riunioni)
• La modalità delle interruzioni può essere disciplinata dalla contrattazione collettiva, anche aziendale

Nella pratica, la soluzione più efficace è organizzare il lavoro in modo che l’alternanza sia naturale, invece di imporre una pausa cronometrata che nessuno rispetta.

Gli occhiali per il videoterminale li paga l’azienda?

Dipende, ed è la domanda che genera più discussioni. L’art. 176 prevede che il lavoratore sia dotato, a cura e spese del datore di lavoro, di dispositivi speciali di correzione in funzione dell’attività svolta, quando i risultati della visita ne evidenzino la necessità e non sia possibile utilizzare i dispositivi normali di correzione.

Situazione	A carico di
Occhiali da vista per uso generale (miopia, presbiopia)	Lavoratore
Lenti specifiche per la distanza del videoterminale, prescritte dal medico competente perché quelle ordinarie non sono adeguate	Datore di lavoro
Montatura di lusso o extra estetici	Lavoratore, per la parte eccedente

Il presupposto è sempre la prescrizione del medico competente a esito della sorveglianza sanitaria: non basta che il lavoratore porti gli occhiali o che l’oculista privato lo consigli. Molte aziende adottano un massimale di rimborso per la montatura, lasciando al lavoratore la scelta estetica: è una prassi ragionevole, purché il dispositivo prescritto sia effettivamente garantito.

Quali requisiti deve avere la postazione?

I requisiti minimi sono nell’Allegato XXXIV del D.Lgs 81/2008 e riguardano schermo, tastiera, piano di lavoro, sedile, spazio, illuminazione, rumore, microclima e interfaccia software.

• Schermo: immagine stabile, caratteri ben definiti, orientabile e inclinabile liberamente, posizionato per evitare riflessi e abbagliamenti
• Tastiera: separata dallo schermo e inclinabile, con spazio sufficiente davanti per l’appoggio di mani e avambracci
• Piano di lavoro: superficie poco riflettente, dimensioni sufficienti per una disposizione flessibile di schermo, documenti e materiale
• Sedile: stabile, con altezza regolabile, schienale regolabile in altezza e inclinazione; poggiapiedi a richiesta
• Illuminazione: contrasto appropriato, finestre dotate di sistema di oscuramento regolabile

Due indicazioni pratiche che risolvono la maggior parte dei problemi reali: il bordo superiore dello schermo all’altezza degli occhi o poco sotto, e la postazione perpendicolare alle finestre, mai di fronte o di spalle. L’uso prolungato del portatile senza supporto e tastiera esterna è ergonomicamente inadeguato: è il problema numero uno delle postazioni domestiche.

Chi risponde della sicurezza nello smart working?

Il quadro è definito dalla Legge 81/2017, che disciplina il lavoro agile e ne definisce anche il regime di tutela. Il datore di lavoro garantisce la salute e la sicurezza del lavoratore agile e a tal fine gli consegna, con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione della prestazione.

Il lavoratore, dal canto suo, è tenuto a cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore per fronteggiare i rischi connessi alla prestazione all’esterno dei locali aziendali.

⚠️ Il punto chiave: il datore non può ispezionare l’abitazione del lavoratore, ma questo non lo esonera. La responsabilità si sposta dal controllo fisico dell’ambiente all’informazione, alla formazione e alla dotazione di strumenti adeguati. La difesa dell’azienda, in caso di contestazione, è la documentazione: informativa consegnata e firmata, formazione erogata, attrezzature fornite o requisiti minimi indicati per quelle personali.

Sul fronte assicurativo, il lavoratore agile ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, con copertura che si estende — a determinate condizioni — anche agli infortuni in itinere quando la scelta del luogo di lavoro esterno risponde a criteri di ragionevolezza.

Serve formazione specifica per chi lavora da casa?

La formazione generale e specifica prevista dagli accordi Stato-Regioni resta dovuta come per qualunque lavoratore. A questa si aggiunge l’informativa annuale sui rischi del lavoro agile, che è un obbligo distinto e ulteriore.

Un pacchetto informativo efficace copre, in modo concreto e non teorico:

• Come allestire una postazione domestica corretta, con indicazioni operative e non solo normative
• Requisiti minimi dell’ambiente: illuminazione, spazio, impianto elettrico, vie di passaggio libere
• Gestione delle pause e alternanza delle attività
• Rischi da isolamento, iperconnessione e diritto alla disconnessione
• Cosa fare e chi avvisare in caso di infortunio durante il lavoro agile
• Attrezzature: cosa fornisce l’azienda e quali requisiti devono avere quelle personali

Molte aziende affiancano all’informativa una check-list di autovalutazione della postazione compilata dal lavoratore: non sostituisce gli obblighi del datore, ma documenta il coinvolgimento attivo e fa emergere le criticità reali.

Cosa devo scrivere nel DVR per il lavoro agile?

Il lavoro agile non richiede un DVR separato, ma va integrato nel DVR aziendale come modalità di svolgimento della prestazione. Una sezione dedicata dovrebbe contenere:

1. L’elenco delle mansioni ammesse al lavoro agile e le relative attività svolte
2. L’analisi dei rischi specifici: videoterminali, ergonomia, elettrico, stress, isolamento
3. Le misure adottate: informativa, formazione, attrezzature fornite, requisiti minimi richiesti
4. La gestione delle emergenze fuori sede e le modalità di segnalazione degli infortuni
5. Il richiamo all’accordo individuale di lavoro agile e alla policy aziendale

Un DVR che non menziona il lavoro agile in un’azienda che lo pratica stabilmente è un documento non aggiornato: la modalità di esecuzione della prestazione è una modifica significativa dell’organizzazione, e in quanto tale va valutata.