Riunione periodica art. 35: chi, quando e come verbalizzarla

C’è un adempimento che le aziende sopra i quindici dipendenti scoprono quasi sempre in due modi: durante un’ispezione, oppure dopo un infortunio. È la riunione periodica di prevenzione e protezione prevista dall’art. 35 del D.Lgs 81/2008 — un obbligo annuale, poco costoso, che richiede un pomeriggio e produce un documento che vale molto più del tempo che costa.

Vediamo chi deve farla, chi deve partecipare, di cosa si deve parlare, come si verbalizza e perché una riunione fatta bene è lo strumento più efficace per dimostrare che il sistema di prevenzione aziendale è vivo e non solo scritto.

Indice dei contenuti

• Chi è obbligato e con quale frequenza
• Chi deve partecipare
• Di cosa si deve parlare
• Quando serve una riunione in più
• Il verbale: cosa scrivere
• Gli errori che la rendono inutile
• Conclusioni

Chi è obbligato e con quale frequenza

L’obbligo scatta nelle aziende e unità produttive con più di 15 lavoratori, e la riunione deve tenersi almeno una volta all’anno. Due precisazioni che fanno la differenza nella pratica:

• La soglia si valuta sulla singola unità produttiva, non solo sull’azienda nel suo complesso: un’impresa con tre sedi può essere obbligata in una e non nelle altre
• Il computo dei lavoratori segue i criteri dell’art. 4 del D.Lgs 81/2008, che prevede esclusioni e modalità di calcolo specifiche per alcune tipologie contrattuali. È una verifica da fare con attenzione, perché il numero dei lavoratori determina anche altri obblighi

"Almeno una volta all’anno" significa che una riunione nell’arco dell’anno è il minimo, non l’ottimale. Nelle realtà con infortuni ricorrenti, lavorazioni che cambiano spesso o molti appalti interni, due riunioni l’anno sono una scelta ragionevole e difendibile.

📌 Sotto i 15 lavoratori non c’è obbligo, ma c’è un diritto. Nelle aziende che non superano la soglia il RLS può chiedere la convocazione di un’apposita riunione in caso di gravi e motivate situazioni di rischio o di significative variazioni delle condizioni di esposizione. Una richiesta del RLS ignorata è un problema, non una formalità.

Chi deve partecipare

La riunione si tiene in orario di lavoro, senza oneri per i partecipanti, e la convocazione va fatta per tempo e per iscritto: è l’unico modo di dimostrare di aver effettivamente coinvolto il RLS. Possono essere invitati anche ASPP, preposti o responsabili di reparto quando l’ordine del giorno lo richiede: non è vietato allargare, è vietato restringere.

Di cosa si deve parlare

L’art. 35 indica i temi che il datore di lavoro deve sottoporre all’esame dei partecipanti. Sono quattro, e vale la pena prenderli sul serio uno per uno:

1. Il documento di valutazione dei rischi. Non "esiste il DVR", ma: è aggiornato? Quali rischi sono cambiati? Quali misure programmate sono state attuate e quali no, e perché
2. L’andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria. Il medico competente comunica i risultati in forma anonima e collettiva: è l’occasione in cui i dati sanitari diventano informazione utile alla prevenzione senza violare la riservatezza di nessuno
3. I criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei DPI. Il punto di vista di chi li indossa otto ore al giorno, raccolto dal RLS, è il dato più prezioso di tutta la riunione
4. I programmi di informazione e formazione. Chi deve essere formato, chi è in scadenza, cosa è previsto per l’anno che viene

La norma aggiunge che nel corso della riunione possono essere individuati codici di comportamento e buone pratiche per prevenire i rischi di infortunio e di malattia professionale, e obiettivi di miglioramento della sicurezza. È la parte che più spesso viene saltata, ed è quella che trasforma un adempimento in uno strumento di gestione.

Quando serve una riunione in più

La riunione va indetta anche al di fuori della cadenza annuale in occasione di eventuali significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio, compresa la programmazione e l’introduzione di nuove tecnologie che hanno riflessi sulla sicurezza dei lavoratori.

Tradotto nelle situazioni concrete che si incontrano: l’avvio di una nuova linea produttiva, un trasloco o una modifica significativa del layout, l’introduzione di una sostanza chimica nuova, l’ingresso di un’impresa appaltatrice stabile in azienda, un infortunio grave, un cambio di ciclo con nuove attrezzature. In tutti questi casi convocare la riunione è l’adempimento, ma è anche il modo più efficiente di aggiornare DVR, formazione e sorveglianza sanitaria in un unico passaggio.

Il verbale: cosa scrivere

Della riunione deve essere redatto un verbale, messo a disposizione dei partecipanti per la consultazione. È il documento che prova l’adempimento, e in caso di contenzioso è una delle prime carte che vengono chieste.

Un verbale utile contiene:

• Data, luogo, orario e indicazione dell’unità produttiva
• Presenti, con ruolo e firma; eventuali assenti giustificati
• I quattro punti dell’ordine del giorno trattati uno per uno, con una sintesi di quanto emerso — non una formula di stile
• Le osservazioni del RLS, riportate come sono state espresse. È il punto su cui un verbale si distingue da un modulo precompilato
• Le decisioni assunte, con azione, responsabile e termine. Tre colonne che valgono più di tre pagine di considerazioni
• Lo stato di avanzamento delle azioni decise nella riunione precedente

⚠️ Attenzione al verbale "a posteriori". Un verbale firmato per una riunione mai tenuta non è un adempimento formale: è un documento falso, con conseguenze ben più serie dell’omissione che vorrebbe coprire. Se la riunione dell’anno non è stata fatta, la strada è farla adesso, non retrodatarla.

Gli errori che la rendono inutile

• Il RLS non è stato convocato, oppure è stato convocato il giorno stesso. Formalmente presente, sostanzialmente escluso
• Il medico competente è assente senza che nessuno riporti i dati della sorveglianza sanitaria in forma anonima e collettiva
• Il verbale è un modello identico a quello dell’anno scorso, con la data cambiata
• Nessuna azione con responsabile e scadenza: tutto "da monitorare", niente da fare entro una data
• Il RLS non è stato eletto e si considera chiusa la questione. L’assenza del RLS non esonera dalla riunione, e segnala un problema a monte da risolvere
• Non si ricollega nulla al DVR: se dalla riunione emergono rischi nuovi e il documento non viene aggiornato, la riunione ha prodotto una prova a carico invece che a difesa

Conclusioni

La riunione periodica è l’unico momento dell’anno in cui datore di lavoro, RSPP, medico competente e rappresentante dei lavoratori si siedono allo stesso tavolo con un ordine del giorno scritto. Usata come adempimento costa un pomeriggio e produce un foglio. Usata come strumento di gestione produce il piano di miglioramento dell’anno successivo, e lo produce con il consenso di tutti i soggetti coinvolti.

Tre cose da fare prima della prossima:

1. Convocare per iscritto, con almeno qualche giorno di anticipo e con l’ordine del giorno allegato
2. Chiedere al RSPP i dati: infortuni dell’anno, scadenze formative, stato delle misure programmate nel DVR
3. Riprendere il verbale precedente e partire da lì: cosa era stato deciso, cosa è stato fatto

Per il ruolo e i diritti del rappresentante dei lavoratori rimandiamo alla guida su chi è il RLS e cosa fa; per la scelta del responsabile del servizio di prevenzione, alla guida su RSPP interno o esterno; per gli obblighi di sorveglianza sanitaria, alla guida sul medico competente e alla pagina del servizio di medicina del lavoro.