FAQ della settimana: tracciabilità e richiami alimentari — 7 risposte pratiche

Ventesimo appuntamento con la rubrica del venerdì! Chiudiamo questo ciclo con un tema HACCP che molti operatori considerano "roba da industria" e che invece riguarda ogni attività alimentare, dal ristorante al negozio di alimentari: la tracciabilità e la gestione di ritiri e richiami.

Le 7 FAQ di oggi chiariscono cosa bisogna conservare, cosa significa davvero "un passo avanti, un passo indietro", la differenza tra ritiro e richiamo, chi avvisare e in quanto tempo, e come si costruisce una procedura che funzioni davvero il giorno in cui serve.

Le 7 domande di questa settimana

• Cosa devo conservare per la tracciabilità?
• Cosa significa “un passo avanti, un passo indietro”?
• Che differenza c’è tra ritiro e richiamo?
• Chi devo avvisare e in quanto tempo?
• Come si gestisce concretamente un richiamo?
• Serve una procedura scritta anche per un piccolo locale?
• Cosa si rischia in caso di inadempienza?

Cosa devo conservare per la tracciabilità?

Il riferimento è l’art. 18 del Regolamento CE 178/2002, che impone di garantire la rintracciabilità degli alimenti in tutte le fasi della produzione, trasformazione e distribuzione. Gli operatori del settore alimentare devono essere in grado di individuare chi ha fornito loro un alimento e le imprese alle quali hanno fornito i propri prodotti, disponendo di sistemi e procedure che rendano queste informazioni disponibili alle autorità competenti.

Nella pratica, per un’attività di somministrazione o vendita al dettaglio, significa conservare in modo ordinato:

• Documenti di trasporto e fatture di acquisto, che identificano fornitore, prodotto, quantità e data
• Etichette o loro copia per i prodotti a lotto identificato, in particolare per quelli a rischio
• Registrazione dei lotti per le materie prime critiche
• Anagrafica fornitori con dati di contatto immediatamente reperibili

📌 Il criterio di sufficienza: il sistema è adeguato se, di fronte a un’allerta su un lotto specifico, siete in grado di rispondere in tempi rapidi a tre domande: l’ho acquistato? in che quantità? l’ho già utilizzato o venduto? Se per rispondere servono due giorni di ricerca tra faldoni, il sistema non funziona — anche se tutta la documentazione è formalmente presente.

Cosa significa “un passo avanti, un passo indietro”?

È il principio che definisce l’ampiezza dell’obbligo di rintracciabilità. Ogni operatore deve conoscere:

• Un passo indietro: da chi ha ricevuto il prodotto (il fornitore diretto)
• Un passo avanti: a chi lo ha ceduto (il cliente diretto, se impresa)

Non è richiesto di ricostruire l’intera filiera fino all’origine: l’obbligo si ferma al proprio anello. La catena completa si ricompone collegando gli anelli di tutti gli operatori, ed è per questo che ciascuno deve fare bene la propria parte.

Una precisazione che semplifica molto la vita ai pubblici esercizi: il "passo avanti" riguarda le cessioni ad altre imprese, non la vendita al consumatore finale. Un ristorante non deve registrare a quale cliente ha servito quale piatto. Deve però sapere da chi ha comprato ogni ingrediente e, se rifornisce altre attività, a chi ha ceduto i propri prodotti.

Che differenza c’è tra ritiro e richiamo?

È la distinzione tecnica più importante di tutta la materia, e riguarda dove si trova il prodotto.

	RITIRO	RICHIAMO
Dove si trova il prodotto	Ancora nella filiera commerciale (magazzino, scaffale, distribuzione)	Già arrivato al consumatore finale
Obiettivo	Impedire che raggiunga il consumatore	Recuperarlo o impedirne il consumo
Comunicazione al pubblico	Non necessaria	Obbligatoria, in modo efficace e accurato
Presupposto	Prodotto non conforme ai requisiti di sicurezza	Prodotto già ceduto al consumatore e potenzialmente pericoloso

L’art. 19 del Reg. CE 178/2002 stabilisce che l’operatore che ritenga o abbia motivo di ritenere che un alimento da lui importato, prodotto, trasformato, lavorato o distribuito non sia conforme ai requisiti di sicurezza deve avviare immediatamente le procedure per ritirarlo e informarne le autorità competenti. Se il prodotto può essere già arrivato al consumatore, deve informare i consumatori in maniera efficace e accurata dei motivi del ritiro e, se necessario, richiamare i prodotti già forniti.

Chi devo avvisare e in quanto tempo?

Il regolamento usa l’avverbio "immediatamente": non c’è una scadenza in ore, ma la tempestività è essa stessa un obbligo, e il ritardo è valutato come inadempimento.

La sequenza corretta:

1. Bloccare immediatamente il prodotto, isolandolo fisicamente e identificandolo come non utilizzabile
2. Informare l’autorità competente (ASL territorialmente competente), che attiva il sistema di allerta
3. Informare il fornitore da cui il prodotto proviene
4. Informare i clienti ai quali il prodotto è stato ceduto, se imprese
5. Informare i consumatori, se il prodotto può averli raggiunti: avviso ben visibile nel punto vendita, comunicazione sui canali aziendali, eventuale comunicato secondo le indicazioni dell’autorità
6. Documentare tutto: date, orari, destinatari, testo delle comunicazioni, quantità recuperate

Il sistema di allerta rapido europeo RASFF è alimentato dalle autorità e consente la circolazione delle segnalazioni tra Stati membri: l’operatore non vi accede direttamente, ma è dalla sua segnalazione all’ASL che il meccanismo si attiva.

Come si gestisce concretamente un richiamo?

Nella pratica delle attività di somministrazione e vendita, il richiamo arriva quasi sempre dall’alto: è il fornitore o il produttore a segnalare il lotto. La reazione corretta è comunque strutturata.

1. Verificare se il lotto segnalato è o è stato in azienda, consultando i documenti di acquisto
2. Isolare le confezioni residue in area dedicata, con cartello identificativo
3. Verificare l’utilizzo: quanto è stato già somministrato o venduto, in quale periodo
4. Esporre l’avviso di richiamo al pubblico se il prodotto ha raggiunto i consumatori
5. Comunicare ad ASL e fornitore quanto accertato
6. Gestire il reso o lo smaltimento secondo le indicazioni ricevute, conservando le prove
7. Registrare l’evento come non conformità nel sistema di autocontrollo, con l’analisi delle cause

Il punto 7 è quello che distingue un sistema HACCP vivo da uno di facciata: un richiamo gestito e documentato dimostra che il sistema funziona. Un richiamo di cui in azienda non resta traccia scritta, invece, è un’occasione persa e un elemento di debolezza in caso di controllo.

Serve una procedura scritta anche per un piccolo locale?

Sì, e non deve essere complicata. La procedura di gestione di ritiri e richiami è parte integrante del manuale di autocontrollo e, per un bar o un ristorante, può stare in una pagina.

Deve contenere quattro elementi essenziali:

• Chi decide: il responsabile che attiva la procedura e il suo sostituto
• Chi si contatta: recapiti dell’ASL, dei fornitori principali, del consulente
• Cosa si fa, nell’ordine: la sequenza operativa vista sopra
• Come si documenta: il modulo di registrazione della non conformità

Un consiglio che vale più di molte pagine di manuale: fare almeno una volta all’anno una simulazione. Si sceglie un lotto a caso tra quelli acquistati e si verifica in quanto tempo si riesce a ricostruirne il percorso. È l’unico modo per scoprire se il sistema funziona prima che serva davvero — e i risultati, la prima volta, sono quasi sempre istruttivi.

Cosa si rischia in caso di inadempienza?

Le violazioni degli obblighi di rintracciabilità e di ritiro o richiamo sono sanzionate in via amministrativa dalla normativa nazionale di attuazione, con importi significativi e distinti a seconda che manchi il sistema di rintracciabilità o che si sia omesso di attivare le procedure di ritiro o di informare le autorità.

Ma le conseguenze più rilevanti sono altre due:

• Responsabilità civile e penale in caso di danno alla salute dei consumatori, dove l’assenza di tracciabilità impedisce anche solo di dimostrare la propria estraneità all’origine del problema
• Impatto reputazionale: la gestione di un’allerta è pubblica per definizione, e la differenza tra un’attività che reagisce con ordine e una che appare travolta dagli eventi è visibile a clienti e autorità

La tracciabilità, in fondo, protegge chi la applica: consente di dimostrare che il problema è nato altrove e di circoscriverlo rapidamente. Senza, ogni contestazione si allarga all’intera attività.